Umowa z agencją public relations (PR) – co powinno się w niej znaleźć?

Rozpoczynając współpracę z agencją public relations, warto zastanowić się, co powinno znaleźć się w umowie. Rola działań PR-owych pomimo pandemii wcale nie zmalała. Troska o pozytywny wizerunek firmy to priorytet, z którego nie należy rezygnować. Poniżej prezentujemy kilka wybranych wskazówek, o czym warto pamiętać podpisując umowę z agencją pr.

 

1. Czas trwania, czyli to co najważniejsze

Zanim zdecydujemy się na długoletnią współpracę, która zdecydowanie jest bardziej efektywniejsza warto sprawdzić sposób działania agencji. Dobrym rozwiązaniem będzie umowa na trzymiesięczny okres próbny. Dzięki temu, przez ten czas będziemy mogli sprawdzić jak wygląda sposób pracy agencji pr, czy ich działania się profesjonalne, terminowe i rzetelne. Bardzo ważną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę jest komunikacja. Jeśli nie możesz skontaktować się z osobą odpowiedzialną za Twoją firmę przez dłuższy czas oznacza to, że nie warto kontynuować współpracy. Dodatkowo już na samym początku można zauważyć czy wybrana przez nas agencja ma odpowiednie kwalifikacje.

2. Określenie czasu wypowiedzenia umowy

Przy podpisywaniu umowy istotne jest również określenie kwestii jej rozwiązania i długość trwania wypowiedzenia. Standardowo w celu ochrony interesów obu stron stosuje się od jednego do trzech miesięcy okresu wypowiedzenia. Zależy to przede wszystkim od czasu trwania umowy. W przypadku, kiedy współpraca z agencją pr jest trudnią, albo gdy jedna ze stron rażąco narusza postanowienia (niewykonywanie zobowiązań, brak kontaktu, zwlekanie z płatnością) w takiej sytuacji można rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.

3. Bez tego ani rusz – działania komunikacyjne i zakres usług

Rozpoczynając współpracę trzeba ustalić czym dokładnie będzie zajmowała się agencja. Jaki zakres działań będzie wykonywać i kto będzie osobą kontaktową. Wszystko sprowadza się do dobrej komunikacji. Często może być tak, że za prowadzenie mediów społecznościowych są odpowiedzialne osoby z firmy lub specjalizująca się w tym temacie agencja. Wtedy, aby zadbać o spójny wizerunek należy dobrze porozumieć się i wspólnie wypracować spójny przekaz. Takie ustalenia pomagają zapobiec późniejszym konfliktom. Działania PR-owe są bardzo szerokie, dlatego trzeba je dokładnie określić zanim podpisze się umowę.

4. Nigdy o tym nie zapominaj – raporty

Podstawą rozliczeń z agencją pr są raporty. Na ich podstawie możemy zobaczyć, czy agencja spełnia określone w umowie działania. Tutaj nie będzie natychmiastowych rezultatów, a sukces osiąga się poprzez systematyczną pracę. Comiesięczne raporty to świetne rozwiązanie tej sytuacji. Pozwala także na optymalizację działań. Dodatkowo dzięki temu mamy kontrolę nad przeznaczonym na te cele budżetem i w zależności od potrzeb możemy go dowolnie modyfikować.

5. Osoby kontaktowe – po stronie klienta i agencji

Kolejna ważna kwestia to komunikacja, o której pisaliśmy już wcześniej. Warto na początku wyznaczyć w firmie, jeśli nie ma osobnego działu, osobę odpowiedzialną za kontakt z agencją. Taki kontakt pozwoli na szybsze reagowanie w nagłych sytuacjach, a także ułatwi współpracę. Wiąże się to również z akceptacją materiałów i informacji prasowych, dlatego warto zawrzeć to w umowie. Sami możemy zdecydować czy każdy tekst przed publikacją ma zostać przez nas zaakceptowany czy jeśli agencja bazuje na udostępnionych przez nas materiałach nie musi tego za każdym razem przesyłać do weryfikacji.

Pamiętajmy jednak o tym, że pomimo tego, że agencja zarządza naszym wizerunkiem to my jesteśmy za niego odpowiedzialni. Poniżej prezentujemy znany przykład afery, kiedy to agencja promująca produkt Tiger należący do Grupy Maspex opubliczniła reklamę, która nie powinna nigdy się ukazać:

Przygotowanie precyzyjnej umowy współpracy z agencją pr to klucz do sukcesu, dlatego warto poświęcić na to trochę czasu i odpowiednio się przygotować. Im precyzyjniej ustalimy wszystko na początku, tym łatwiej będziemy mogli realizować założone cele. Budowanie wizerunku to proces długofalowy, dlatego wybór agencji powinien być dobrze przemyślany.

Po czym poznać dobrego PR-owca na początku współpracy z agencją?

  • przygotuje analizę wyjściową przedsiębiorstwa i oceni dotychczasowe działania PR-owe
  • wykonana analizę otoczenia organizacji
  • sprecyzuje wraz z klientem grupy docelowe (tzw. persony)
  • przygotuje strategię działania

Dodaj komentarz