Jak zaplanować komunikację wewnętrzną w organizacji?

Sprawnie działające przedsiębiorstwo powinno opierać się na zgranym i niezawodnym zespole. Tylko w ten sposób firma może się dynamicznie rozwijać, zatem jak zaplanować komunikację wewnętrzną w organizacji?

Prezentujemy 5 zasad dobrej komunikacji wewnątrz firmy:

• Zacznij od strategii

Jeśli chcesz, by Twoi pracownicy mieli świadomość, jaka jest ich rola w zespole i co jest głównym celem Twojego przedsiębiorstwa to stwórz strategię. Dzięki temu będziesz mógł zaplanować sposób działania, który pozwoli pracownikom odnaleźć się w firmie. Warto skupić się na kilku najważniejszych elementach, które należy wcześniej ustalić. Będzie to przede wszystkim kultura organizacyjna i sposób komunikacji. Najważniejsze wartości, którymi powinien kierować się zespół spisz i ,np. powieś w biurze, tak by każdy mógł je zobaczyć. Jeśli nie jesteś pewny jak powinno to wyglądać zerknij jak robią to inni. 

• Nie zapomnij o standardach

Zacznij od ustalenia podstawowego standardu komunikacyjnego. Zaproponuj formę grzecznościową, która najbardziej pasuje do charakteru przedsiębiorstwa. Spróbuj razem z zespołem zdecydować, jak załatwiacie sprawy pomiędzy działami czy wolicie rozmowy telefoniczne, czy korespondencję mailową. Podziel obowiązki i wyznacz jasną ścieżkę decyzyjną, tak by wszyscy wiedzieli, kto jest za co odpowiedzialny. Postaraj się także przewidzieć najczęstsze problemy w komunikacji wewnętrznej i zaplanuj odpowiednie rozwiązania, które będą działały w danej sytuacji. Prosty i przejrzysty system pozwoli pracownikom w pełni skupić się na swoich działaniach.

• Pilnuj rytuałów

Należy pamiętać, że bardzo ważną rolę w komunikacji wewnętrznej odgrywają emocje. Twój zespół potrafi świetnie razem pracować, dobrze radzi sobie z porażkami lub umie celebrować sukcesy to nie znaczy jednak, że nie potrzebuje już żadnych dodatkowych działań. Warto wprowadzić rytuały, które pozwolą usystematyzować pracę oraz dadzą możliwość na szybkie rozwiązywanie konfliktów. Jednym ze sposobów są cykliczne spotkania, na których pracownicy omawiają wszystkie bieżące sprawy oraz zgłaszają swoje uwagi. To również świetna okazja do integracji całego zespołu.

• Korzystaj z narzędzi komunikacyjnych

W działaniach skupiających się wokół komunikacji wewnętrznej warto skorzystać z narzędzi, które usprawnią i ułatwią pracę wszystkim pracownikom. Obecnie propozycji jest tak wiele, że można spokojnie przetestować kilka rozwiązań. Najpopularniejsze programy ułatwiające zarządzanie projektami oraz komunikację to: Slack, Trello i Asana. Postaraj się wspólnie z zespołem wybrać najlepsze narzędzie, dzięki temu unikniesz sytuacji, gdzie ktoś nie będzie umiał opanować programu. Warto również przeprowadzić krótkie szkolenie z obsługi wybranego rozwiązania.

• Próbuj nowości

Jeśli chcesz, aby Twoja firma się rozwijała spróbuj wprowadzać również nowości tak by rozwijać komunikację wewnętrzną w przedsiębiorstwie. Zmiana przyzwyczajeń pozwala na odkrywanie nowych możliwości i poznawanie różnych sposobów działania. Jednak nie zapominaj o tym, że firmę tworzą ludzie, którzy mają różne pragnienia i potrzeby. Zadbaj o swoich pracowników i pokaż im, że im ufasz i szanujesz ich zdanie. Tylko wtedy będziesz w stanie stworzyć zgrany i pewny zespół, który poradzi sobie w każdej sytuacji.

Dorota LET PR

Test